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希望简化员工电话接听程序的公司通常从解决最紧迫的问题开始:当员工生病上班时,为他们建立一个单一的联系点。

发布日期:2022-11-25 浏览次数: 1069 作者:威格乐电话邀约外包

内容

考勤语音邮件系统如何工作?通过语音信箱接受呼叫有什么问题?那么,你应该允许员工在打电话时留下语音信箱吗?比语音邮件更好:员工叫停系统如何为员工设立叫停热线

公司希望简化员工叫停程序,通常从解决最紧迫的问题开始:为员工在生病上班时建立单一联系点。

实现这一点的最简单方法是建立一个专用于员工呼叫的新语音信箱。

然而,虽然建立语音邮件系统通常是最简单、最明显的入门方法,但它有几个缺点,可能会产生比它解决的问题更多的问题。

这篇简短的帖子将概述语音邮件考勤线路的工作原理以及它们的不足之处。我们还将推荐一种更好的处理员工退职的方法。

考勤语音信箱系统如何工作?

使用语音信箱作为考勤热线意味着你需要每个来电者留下一条数字记录的信息,而不是与现场人员交谈或遵循自动化系统。

语音信箱通常很容易设置,因为公司已经有了启用该功能的现有电话系统。所以,你所要做的就是联系你的IT部门或电信公司,让他们建立一个指向语音信箱的新电话分机或电话号码。

一旦设置好,员工只要需要打电话请病假或迟到,就会打电话并留下语音信箱。每个来电者都会在同一个专用语音信箱中留下自己的信息,然后HR、管理层或其他指定方会定期检查该信箱。

通过语音信箱接受呼叫有什么问题?

集中语音信箱的想法在理论上听起来不错,但实际上,这并不是一个有效的长期解决方案。

原因如下:

语音邮件消息没有标准化。您需要从每个呼叫者那里收集相同的信息集,但无法使用语音邮件以结构化的方式收集这些信息。您可以使用语音邮件问候语来识别您正在寻找的信息,但仍然需要来电者记住并提供信息。你必须花大量时间跟进员工,收集语音邮件中没有的数据。语音邮件非常耗时,因为每个语音邮件都需要被收听和转录。即使你使用文本到语音系统来转录你的信息,这项技术也是不完美的。这仍然会导致你花太多时间去听和纠正考勤记录。从记录保存的角度来看,语音邮件本身是不够的。您无法搜索、筛选或报告语音邮件消息。用于捕获员工电话的语音信箱将按顺序存储消息,但除此之外,无法查询语音信箱以快速查找特定员工的电话。你所有的信息都是按时间顺序打上时间戳的。您将花费无数个小时浏览语音邮件,以找到所需的信息。语音信箱仅捕获录制的信息;它不会完成任何后续任务,例如触发通知。例如,当一名员工通过语音信箱叫停工作时,这只是流程的开始。您仍然需要确保相关方及时收到信息。但语音邮件的本质是,它们会堆积起来,直到有人检查它们,所以除非你有人负责在语音邮件进来的那一刻检查它们,否则考勤通知会被延迟到有用的程度。那么,你应该允许员工在打电话时留下语音信箱吗?

总之,我们的答案是否定的。

允许员工通过语音邮件叫停工作并不是捕捉和管理叫停的有效方法,应该避免。简化电话接听程序的目的是节省时间、减少缺勤和改善运营。您需要确保您在记录和记录出勤事件的同时,快速做出反应,以避免对您的运营产生任何负面影响。语音信箱对于这些目的来说是无效的,因为它需要大量的人-小时来管理,而没有提供一个标准化的工具来改进缺勤管理流程。

比语音邮件更好:员工叫停系统

谢天谢地,有更好的方法来处理员工叫停。CMS的员工电话热线提供了一个专用号码,供您的员工在生病时使用。但与语音信箱不同的是,我们建立了自己的专属系统,只为了简化考勤电话,为您节省时间和金钱。

以下是一些好处:

可以编写呼叫热线脚本,并从员工那里获取完整的信息。这意味着我们可以捕获您每次通话所需的每一条信息。将此与语音邮件进行比较,在语音邮件中,您可能会收到或可能不会收到您需要的所有内容,直到您倾听才知道。数据会自动输入到您的呼叫控制面板中,并可立即访问以满足您的所有报告需求。你再也不用花时间听电话和抄录信息了。所有的数据都在你的指尖上。因为所有的数据都在您的指尖上,所以查询数据和查找信息是轻而易举的。例如,您可以按部门、员工、地点、呼叫类型、呼叫原因等快速查看呼叫。自动发送员工考勤通知。一旦员工打电话请病假,系统可以立即通知他们的主管该系统甚至可以开始联系潜在的替代者,为他们的轮班寻找覆盖范围。如何为您的员工设立

叫停热线我们是否说服您有更好的方法?如果您有兴趣摆脱语音邮件呼叫系统,或通过为员工提供全面的呼叫系统来改善您的运营,CMS可以提供帮助!我们是全国领先的公司热线解决方案提供商,提供全套考勤解决方案,从24/7热线到在线报告和自动化。立即联系我们了解更多信息!

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